Отметка о заверении копии документа ставится

Как правильно заверить копию документа

  • местонахождение подлинника документа – желательно включать этот пункт, в федеральных органах власти – обязательно,
  • слово «Верно» без двоеточия – заверительная надпись,
  • наименование должности – кто заверяет копию,
  • личная подпись,
  • расшифровка подписи,
  • дата заверения,
  • поставить печать – для отправки копии в другую организацию.

Единых требований к заверению копий многостраничных на настоящий момент не существует (скреплению листов, оформлению текста надписи на наклейте и т.д.). Из своего опыта могу сообщить, чтобы заверить копию многостраничного обычно поступают таким образом:

  • листы нумеруются,
  • затем они скрепляются нитью или металлической скобкой,
  • на место скрепления наноситься бумажная наклейка при помощи клея,
  • на наклейке оформляется надпись о количестве листов («Всего в копии 46 листов», «Прошито и пронумеровано 25 листов» и т.д.), проставляется подпись заверяющего с расшифровкой,
  • нужна печать (обычно оттиск захватывает только часть наклейки).

Оформление реквизитов документов (окончание)

В общей части указываются наименование должности лица, согласовавшего, его инициалы и фамилия в порядке, определенном частями второй–пятой настоящего пункта. При этом они должны соответствовать должности, собственному имени, отчеству (если таковое имеется) и фамилии владельца ЭЦП, расположенной в особенной части. Этот реквизит довольно часто встречается на документах организаций различных форм собственности и организационно-правовых форм.

Пунктом 61 Инструкции установлено, что внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта должностным лицом. Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. При рассылке, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.

д.), размноженные экземпляры рассылаемых следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например, печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т. п.). Копии заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др.).

Отметки на документе

Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего.

С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учетный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве, и, кроме того, он используется для учета количества поступивших в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении рекомендуется на нижнем поле.

Если вводится в память машины или создан на компьютере, на бумажном делается об этом специальная отметка.

Правила оформления документов в организации

Зарипова Людмила Игоревна, зам. зав. Отраслевого центра повышения квалификации ВНИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), автор и ведущая семинаров в Центре делового развития «Профи-Карьера».

  1. Документ как носитель информации. Классификация
  2. Реквизиты придающие документу юридическую силу
  3. Анализ характерных ошибок оформления
  4. Порядок оформления и виды бланков
  5. Порядок подписания, согласования и утверждения
  6. ГОСТ Р6.30-2003г. Требования к оформлению документов в соответствии с ГОСТОМ
  7. Унификация. Общероссийские унифицированные формы документов
  8. .
  1. Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г.

Отметка о заверении копии документа ставится

Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители.

Иногда резолюцию помещают не на документе, а на прикрепленном к нему листке — поручении.

Это нежелательно, т. к. в этом случае возможна потеря резолюции или ее замена.

Заголовок располагается после реквизитов “дата” и “индекс документа” от границы левого поля.

На типографских бланках фирмы для реквизита “заголовок” устанавливаются ограничительные знаки.

Отметка о контроле обозначается буквой “К” и наносится от руки красным фломастером или специальным штампом на контролируемых по поручению руководителя. Если к документу имеются приложения, то в ставится отметка о их наличии.